“انسان جایز الخطاست” این عبارتی است که گاهی اوقات در صورت بروز اشتباه بیان می‎شود و نشان دهنده اجنتاب ناپذیر بودن اشتباه انسانی است. این موضوع در مورد شغل حسابداری که با اعداد و رقم سر و کار دارد و گاهی اوقات باید تصمیمات مهمی گرفته شود هم کاربرد دارد هر چند باید تمام تلاش حسابداران و گروه مالی بر جلوگیری از بروز اشتباه باشد. من در این مقاله قصد دارم با در نظر گرفتن این موضوع، بهترین روش اصلاح اشتباهات را برای شما توضیح دهم.

روش‎های اصلاح سند حسابداری:

۱- اصلاح سند حسابداری اشتباه به صورت مستقیم:

در این حالت پس از مشخص شدن سند حسابداری  که اشتباه ثبت شده است موارد اشتباه در همان سند اصلاح می شود. فرض کنید سند شماره ۳۱۵ که به تاریخ ۱۳۹۸/۰۲/۰۱ صادر شده است به شکل زیر ثبت شده است:

حسابهای دریافتنی تجاری                                             ۲۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰

فروش                                                      ۲۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰

پس از بررسی مشخص شد مبلغ فروش ۳٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال کمتر ثبت شده است. در روش اصلاح مستقیم، سند  شماره ۳۱۵ به صورت زیر اصلاح می‎شود:

حسابهای دریافتنی تجاری                                             ۲۱۳٫۰۰۰٫۰۰۰

فروش                                                            ۲۱۳٫۰۰۰٫۰۰۰

۲- صدور سند اصلاحی بدون تغییر سند اصلی:

در این حالت مورد اشتباه با صدور سند جدید اصلاح می‎شود و تغییری در سند ایجاد نمی‎شود.با فرض اینکه اشتباه گفته شده در مثال بالا در تاریخ ۱۳۹۸/۰۳/۰۲ مشخص شده باشد در همان تاریخ سند زیر صادر می‎شود:

حسابهای دریافتنی تجاری                                             ۳٫۰۰۰٫۰۰۰

فروش                                                     ۳٫۰۰۰٫۰۰۰

بابت اصلاح سند شماره ۳۱۵ تاریخ ۱۳۹۸/۰۲/۰۱

کدام روش اصلاح سند حسابداری بهتر است؟

برای پاسخ به این سوال مزایا و معایب اصلی هر یک از روش‎ها گفته می‎شود تا شما بتوانید با در نظر گرفتن این مزایا و معایب بهترین روش را برای مجموعه خود انتخاب کنبد تا کمترین عواقب را داشته باشد:

مزایا و معایب اصلاح سند حسابداری به صورت مستقیم:

از روش اصلاح مستقیم در واحدهایی استفاده می‎شود که نرم افزار حسابداری آن‎ها امکان اصلاح سند حسابداری در تاریخ‎های بعد از ثبت را دارد و محدودیتی از این نظر ایجاد نشده است. همچنین حساب‎ها در این نوع واحدها معمولا به صورت روزانه و یا در زمان‎های کوتاه بررسی نمی‎شوند. مزیت این روش راحت بودن اصلاح اشتباه است و به راحتی می‎توان اثر اشتباه را از بین برد. ایراد عمده این روش امکان تغییر حساب‎ها و سو استفاده است. ایراد دیگر این روش تغییر ارقام گزارشات تهیه شده در تاریخ اصلاح اشتباه است. مثلا اگر در مثال بالا گزارشی را در تاریخ ابتدای اردیبهشت تهیه کرده باشید و بعد از اصلاح سند هم همان گزارش را تهیه کنید با ارقام متفاوتی مواجه خواهید شد.

در صورتی که تعداد اصلاحات زیاد باشد پیدا کردن علت اختلاف بین گزارشات سخت خواهد بود. همچنین اگر از گزارشات برای صورتجلسات رسمی و یا صورتهای مالی استفاده شده باشد ارقام متفاوت می‎تواند برای بخش مالی وجهه نامناسبی ایجاد کند و اعتماد به صورتهای مالی را نیز کاهش ‎‎دهد . به دلیل اینکه همیشه امکان اصلاح سند وجود دارد کاربر با دقت کمتری اسناد را صادر می‎کند. عدم رعایت استانداردهای حسابداری هم از معایب این روش است.

مزایا و معایب صدور سند اصلاحی بدون تغییر سند اصلی:

از روش صدور سند اصلاحی در حالتی استفاده می‎شود که ایجاد تغییرات در سندهای ثبت شده قبلی محدودیت داشته باشد و اصلاح توسط مقامات بالاتر انجام شود. در این روش با توجه به وجود کنترل دقیق احتمال اشتباه کمتر است و کاربران با در نظر گرفتن مشکلات ناشی از اصلاح اشتباه، دقت بیشتری در ثبت اسناد خواهند داشت. ضمنا به روز بودن اسناد حسابداری و یکسان بودن ارقام گزارشات تهیه شده در بازه زمانی مشخص از دیگر مزیت‎های این روش می باشد به عنوان مثال اگر گزارش تهیه شده شامل رویدادهای تا پایان مهر سال ۱۳۹۸ باشد حتی اگر تا ۱۰ سال بعد هم گزارش تهیه شود مبالغ هیچ تغییری نداشته اند و بنابراین قابلیت اتکا و اعتماد بیشتری دارند.امکان سو استفاده در این روش کمتر است. ایراد این روش صدور سند جدید و طی روال اداری مربوط به صدور سند است که در برابر مزایای زیاد این روش اهمیت چندانی ندارد.

با توضیحات ارائه شده تصمیم گیری بر عهده شماست که در بخش مالی خود از کدام روش استفاده کنید. از نظر من روش دوم بهتر است.

نکاتی درباره اصلاح سند حسابداری:

۱- در صورتی که وجود اشتباه در همان روز مشخص شود بهتر است که سند مستقیما اصلاح شود البته این کار باید با در نظر گرفتن سایر شرایط انجام شود مثلا اصلاح حساب در بانک‎ها فقط با صدور سند اصلاحی امکانپذیر است.

۲- در هر دو روش در صورت نیاز باید گزارشات خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه عملکرد باید اصلاح شود.

۳- با وجود کنترل مالی و داخلی قدرتمند در واحدهای اقتصادی می‎توان تا حد زیادی از بروز اشتباه جلوگیری کرد.